Planung macht den Meister!
Eine Pressekonferenz kann ein effektiver Weg sein, um die Pressevertreter der thematisch relevanten Medien auf den aktuellen Stand zu bringen und Ihre Botschaft, geschäftlichen Entwicklungen oder relevante Aspekte Ihrer Arbeit möglichst breit zu verteilen. Damit Ihr Presseevent von Erfolg gekrönt wird, sollten sie im Vorfeld zunächst ein paar wichtige Aspekte festlegen. Sonst kommt am Ende gar keiner.
Geben Sie Journalisten einen Grund zu kommen!
Warum sollen Journalisten ausgerechnet über Ihre Themen berichten? Medienvertreter bekommen regelmäßig Einladungen zu Presseveranstaltungen und arbeiten zudem unter hohem Zeitdruck. Sie sollten ihnen also einen besonderen Anreiz schaffen, live dabei sein zu wollen – über den Inhalt einer üblichen Pressemitteilung hinaus. Hierbei liegt der Schwerpunkt auf exklusiven und wirklich relevanten Inhalten, die während einer „PK“ zum ersten Mal an die Öffentlichkeit kommen. Anlässe, die sich an aktuelle Entwicklungen oder Debatten anknüpfen, sind ebenfalls beliebt. Oder aber außergewöhnliche Geschichten, Umgebungen und Menschen, die es wert sind, darüber zu berichten. Bedenken Sie dabei immer, welchen Mehrwert Ihre Meldung für die breite Öffentlichkeit hat. Denn Ziel sollte es sein, lieber einmal mit einem lesenswerten Artikel in den lokalen oder überregionalen Medien zu erscheinen als zehnmal „unten links“!
Storytelling ist das A und O.
Was haben Sie eigentlich zu erzählen? Damit Ihre Inhalte hängenbleiben, müssen Sie sie den Pressevertretern nicht nur Zahlen & Fakten liefern, sondern auch detaillierte Hintergrundinformation. Bleiben Sie dabei authentisch und verlieren Sie nicht das wesentliche Ziel Ihrer Message aus den Augen. Lehnen Sie Ihre Botschaft beispielsweise an aktuelle Debatten an, wenn es sich ergibt. Vielleicht gibt es prädestinierte Anlässe, wie das Erscheinen einer Studie, die zu Ihrem Inhalt passen. Eine gut gewählte zeitliche und inhaltliche Einordnung Ihrer Nachricht hat das Potenzial im Kopf hängen zu bleiben und damit „zu Papier gebracht“ zu werden.
Location als I-Tüpfelchen.
Welcher räumliche Rahmen ist der Richtige für einen Presse Event? Sie können klassisch im Tagungsraumambiente planen. Aber warum nicht auch bei der Frage nach dem „Wo?“ außergewöhnliche Wege gehen? Die Location knüpft im besten Fall als roter Faden an Ihr Storytelling an. Schaffen Sie durch die Art der Location ein besonderes Ambiente – vielleicht im Park oder zum Kamingespräch im Herbst / Winter. Bleiben sie aber in jedem Fall gut erreichbar.
Ohne Fleiß keine Presse.
Wie organisiert man eine Pressekonferenz? Wenn Sie die oben genannten Aspekte durchdacht und definiert haben, gibt es noch die organisatorische Arbeit zu erledigen:
- Legen Sie die verantwortlichen Teilnehmer Ihres Unternehmens fest und blocken die Termine im Kalender.
- Verfassen und gestalten Sie eine Einladung. Je spannender der Anlass und die Inhalte zu sein versprechen, desto größer das Interesse.
- Legen Sie den relevanten Presseverteiler fest. Wenn Sie keine eigenen Kontakte besitzen, können Sie dazu die Unterstützung einer Presseagentur buchen.
- In der Regel werden Einladungen zu Pressekonferenzen mindestens einen Monat zuvor versendet. Das ist jedoch sehr abhängig vom Anlass und den Inhalten. Auch ein früheres „Save The Date“ kann Sinn machen. Planen Sie zeitlich auch eine Nachfassaktion mit ein.
- Buchen Sie Ihre Location und organisieren Sie die nötige Infrastruktur, Setup, Technik, Breakout Räume, Personal, Moderation, Catering, Fotografen, Give Aways und was auch immer für Ihr Konzept nötig ist.
- Legen Sie eine Agenda fest. Die Zusammenkunft sollte nicht länger als 60 Minuten dauern und auch Zeit für Fragen, Einzelgespräche oder Rundfunk- und TV-Statements umfassen.
- Ihr/ Ein Pressesprecher oder geeigneter Moderator leitet durch die Veranstaltung.
- Bereiten Sie Pressemappen mit den wichtigsten Informationen vor, die Sie an die Anwesenden im Nachgang der Veranstaltung ausgeben oder versenden. Halten Sie auch abgestimmte Statements der Geschäftsführung oder der wichtigsten Personen zu dem Thema bereit.
- Legen Sie alle Veröffentlichungen in Ihrem Pressespiegel ab.
Der Tag danach.
Am Folgetag heißt es dann Medien durchsehen und die Berichterstattung kontrollieren. Wurde Ihre Message richtig rübergebracht? Ist alles korrekt dargestellt? Nur eine zeitnahe Sichtung ermöglicht Ihnen bei Bedarf eventuelle Reaktionen. Sie können je nach Bedeutsamkeit auch einen Medienbeobachtungsdienst beauftragen, der Ihre Medienberichte sammelt und auswertet. Notieren Sie mögliche Learnings für die nächste Pressekonferenz! Was war gut? Was muss noch besser werden?
Ihr Partner für das nächste Presse Event.
Mit einer überzeugenden Presseveranstaltung bringen sie Ihre Themen gezielt in die Welt. Sie suchen einen Partner für mutige Entscheidungen und kreative Freshness, um Ihr nächstes Presse Event zu planen? Einfach melden und gemeinsam was starten.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
