Konzentrieren Sie sich nicht nur auf die klassischen Werbemaßnahmen wie Flyer, TV-Spots oder Anzeigen, sondern setzen Sie stattdessen auf ein innovatives und ereignisreiches Eventmarketing, mit dessen Hilfe Sie effektiv Neukunden werben und Bestandskundenpflege betreiben können.
Einen Tag der offenen Tür zu planen, erfordert viel Organisationsgeschick, Zeit und vor allem analytisches und fachliches Know-how. Überlassen Sie an Ihrem großen Tag nichts dem Zufall und setzen Sie auf eine gründliche und präzise Planung. Diese bildet die Basis für eine reibungslose Durchführung und effiziente sowie vielversprechende Erfolgsergebnisse. Teilen Sie beispielsweise Ihre Aufgaben und Ziele verschiedenen Veranstaltungsphasen zu, um besser koordinieren und organisieren zu können. Auch die Veranstaltung selbst gestaltet sich mit einer gut durchdachten Konzeption einfacher.
Phase 1: Planung.
Eine gründliche Planung und ein ausgearbeitetes Konzept sind die Grundpfeiler einer jeden Veranstaltung. Auch ein Tag der offenen Tür will ausführlich geplant und organisiert werden.
- Termin festlegen
Legen Sie einen optimalen Termin fest. Berücksichtigen Sie auch Urlaubs- und Ferienzeiten. - Räumlichkeiten buchen und organisieren
Organisieren und buchen Sie eine geeignete Location, die für den geplanten Empfang und die Unterhaltung angemessen ist. - Programmablauf bestimmen
Stellen Sie im Voraus einen groben Ablaufplan zusammen, der Sie durch den Tag begleitet. - Gegebenenfalls Genehmigungen einholen
Abhängig von Ihrem Programm sollten Sie bei den Behörden eine offizielle Erlaubnis einholen. - Catering und Technik organisieren
Ein hochwertiges Catering und Technik sind für einen gelungenen Tag zwingend zu organisieren. - Gästeliste anlegen
Legen Sie eine Gästeliste mit besonderen Ehrengästen an. Diese ist für die Nachbereitung extrem hilfreich. - Unterhaltungsprogramm planen
Ein außergewöhnliches Unterhaltungsprogramm ist für jeden Tag der offenen Tür Pflicht. - Werbemaßnahmen ergreifen
Neben direkten Einladungen können Sie auch Anzeigen schalten, Plakate drucken oder E-Mails verschicken.
Phase 2: Durchführung.
Die Planung und das Konzept stehen und auch die Werbetrommel wurde kräftig für Ihr großes Event gerührt. Doch damit ist es keineswegs getan. Nun geht es an die reibungslose Durchführung Ihrer kundengewinnenden Maßnahme. Neben einer offiziellen Begrüßung und einer umfangreichen Beratung der Besucher ist eine grundlegende Ordnung durch Ihre Mitarbeiter und das Eventpersonal zu gewährleisten.
- Offizielle Begrüßung
Eine offizielle Begrüßung als Startschuss für die Veranstaltung gehört zum guten Ton, wenn Sie einen Tag der offenen Tür in Ihrem Unternehmen planen. - Beratung der Besucher
Eine umfangreiche Beratung Ihrer Besucher über Ihr Produkt oder Ihre Leistungen ist die beste Möglichkeit, Ihr Unternehmen von seiner besten Seite zu präsentieren. - Betreuung der Presse oder außergewöhnlicher Gäste
Besondere Gäste oder Pressevertreter sollten gesondert begrüßt und betreut werden. - Technik betreuen
Die Einrichtung und Betreuung der Technik ist für einen reibungslosen Ablauf und eine geplante Präsentation zwingend erforderlich, damit Sie unvorhergesehene Zwischenfälle schnell und sicher regeln können. - Für Ordnung sorgen
Sorgen Sie oder Ihr Eventpersonal stets während der Veranstaltung für Ordnung. Achten Sie zum Beispiel darauf, dass kein dreckiges Geschirr herumsteht und entsorgen Sie anfallenden Müll. - Gegebenenfalls eine Kinderbetreuung anbieten
Organisieren Sie für Gäste mit Kindern eine zusätzliche Kinderbetreuung oder ein Unterhaltungsprogramm für Kinder.
Phase 3: Nachbereitung
Zu einem erfolgreichen Tag der offenen Tür gehört nicht nur eine präzise Vorbereitung sowie eine aufmerksame Durchführung, auch die anschließende Nachbereitung ist nicht zu vernachlässigen. Diese gibt Aufschluss über den Erfolg der Veranstaltung, indem Sie Ihr Event auswertet und Revue passieren lässt. Auch der Versand von Dankeskarten und Pressemitteilungen fällt in diese Phase.
- Nachbericht und Pressemitteilung verfassen
Um den Erfolg Ihres Kundenevents nicht nur in den Akten, sondern auch in der Fachwelt und der Presse erscheinen zu lassen, verfassen Sie einen Nachbericht für Ihre Mitarbeiter sowie für die Presse. - Dankesbrief an die Besucher versenden
Schreiben Sie eine Dankesnachricht an Ihre besonderen Gäste und die Pressevertreter für deren Besuch. - Bilder und Videos von der Veranstaltung bearbeiten
Bearbeiten Sie ausgewählte Bilder und Videos für die Pressemitteilungen und Veröffentlichungen auf Ihrer Firmen-Website bzw. Facebook-Fanpage. - Veröffentlichung des favorisierten Bildmaterials
Veröffentlichen Sie das von Ihnen bearbeitete Bildmaterial auf Ihrer Website und anderen öffentlichen Kanälen. - Auswertung der Veranstaltung
Eine gründliche Auswertung Ihres Events ist besonders wichtig, wenn Sie in Zukunft einen weiteren Tag der offenen Tür planen. Bisherige Fauxpas und Fehlorganisationen können beim nächsten Event somit vermieden werden. Auch der Erfolg der Veranstaltung ist nur an einer präzisen Auswertung im Nachhinein messbar.
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eventives unterstützt Sie individuell zu Ihrem Tag der offenen Tür.
Sie wollen einen Tag der offenen Tür planen, haben jedoch keine Zeit oder wissen nicht, wie Sie an die Planung, Konzeption und Durchführung herangehen sollen? Dann zögern Sie nicht lange und engagieren Sie einen professionellen Veranstalter, der sich der Umsetzung Ihres Events mit vollem Einsatz und kompetentem Fachwissen widmet. Wir von eventives sind eine zuverlässige Eventagentur, die über die Planung und Strukturierung bis hin zur Durchführung und Nachbereitung keine Mühen für Ihren großen Tag scheut. Auf Wunsch organisieren wir auch nur Teilbereiche oder Teilaufgaben Ihres Events, das mit unserer Hilfe ein voller Erfolg wird. Wir arbeiten stets mit zuverlässigen Partnern zusammen und punkten durch unser kompetentes Fachwissen sowie unsere individuellen Lösungsansätze. Darüber hinaus profitieren Sie bei einer Zusammenarbeit mit uns von unserer fairen Preispolitik, den flexiblen Planungsabläufen sowie unserem spontanen Organisationstalent, das es uns erlaubt, auch kurzfristige Aufträge anzunehmen.
eventives bietet: Zielsetzung und Analyse der Ausgangslage, Planung der Location, Logistik, Dekoration und Eventausstattung sowie Nachbereitung und Auswertung.
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